Легализация программного обеспечения в организации. Что это такое и с чего начать

Легализация программного обеспечения – это комплекс мероприятий, в результате которых использование программного обеспечения конечным пользователем приводится в соответствие с законом и лицензионными соглашениями с авторами (издателями) программного продукта. Понятие легализации ПО включает легализацию всего спектра используемых программных продуктов, а не только продуктов корпорации Microsoft, как думают многие.

Правильно проведенная легализация позволяет сэкономить достаточно большое количество денег и поэтому требует квалифицированного подхода с использованием опытных специалистов в области лицензирования продуктов, хорошо разбирающихся в функционале используемого в бизнес-процессах ПО.

Легализацию программного обеспечения рекомендуется проводить в несколько последовательных этапов:

1. Принятие решения о целях и порядке легализации

Несмотря не кажущуюся простоту, данный этап является очень ответственным. На многих компьютерах есть пиратские программы, которые были установлены, но не используются. Как правило, их не удаляют, а хранят «на всякий случай». В результате на компьютерах и серверах накапливается множество забытого и неиспользуемого программного обеспечения. На этом этапе принимается решение о приоритетах легализации: только легализация, либо оптимизация и замена используемых программ.

2. Аудит и оптимизация программного обеспечения

На этапе аудита составляется полный перечень программных продуктов, установленных на конкретных компьютерах или серверах, а также выявляется степень необходимости установленных программ конечному пользователю для выполнения своих функциональных обязанностей. По итогам аудита осуществляется:

• оценка актуальности версий используемых продуктов. – не секрет, что часто используемые продукты могут уже не поддерживаться производителем и для них не выпускаются обновления безопасности;

• анализ необходимости использования конкретного ПО и определение степени эффективности использования ПО. Наиболее часто используемое ПО можно заменить на менее дорогую версию ущерба для функционала. Например, версия Enterprise может быть заменена на Standard;

• оптимизация программного обеспечения. Включает: выбор необходимого для работы ПО, выработку рекомендаций по замене ПО, с целью уменьшения стоимости владения;

• определение необходимого количества и видов лицензий. Существуют различные виды лицензионных соглашений. В некоторых из них подсчитывается количество рабочих станций, на которых установлено ПО, в других – количество одновременно подключенных пользователей. Некоторые разработчики предпочитают продавать лицензии на серверы или выставлять определенные условия использования;

• оптимизация программной инфраструктуры – разработка рекомендаций и практических советов по оптимизации инфраструктуры. Для этого могут быть использованы различные методы, направленные на оптимизацию процесса закупки ПО;

• выработка корпоративной политики, установка и внедрение технических средств контроля используемого ПО, программно-аппаратных средств, позволяющих контролировать ПО, установленное на компьютерах пользователя, а также ограничивать возможность пользователей на установку нелегального ПО.

3. Разработка проекта легализации программного обеспечения

На основании полученного сводного перечня программных продуктов, разрабатывается проект легализации. В ходе его разработки:

• Учитываются все предлагаемые производителями ПО программы лицензирования, проводимые акции, оформление соответствующих подписок на получение новых версий, обновление и сопровождение программ.

• Производятся расчеты по всем возможным вариантам легализации и лицензирования для того, чтобы позволить максимально снизить совокупную стоимость владения программными продуктами, включая затраты будущих периодов на их эксплуатацию и обновление с учетом прогнозов развития самого предприятия в целях снижения издержек при планируемом расширении парка ПК.

• Составляется план поэтапного лицензирования с учетом постепенного выделения средств и уменьшения рисков.

4. Установка и настройка ПО.

Надежная работа программного обеспечения обеспечивается только в случае его квалифицированной установки и настройки, что в дальнейшем позволит получить уверенность в правильном выделении средств и закрытии всех рисков для организации связанных с использованием контрафактного ПО.

Сложность качественного выполнения процесса легализации делает ее доступной только сертифицированным специалистам программного рынка. Более подробную информацию по вопросам выбора схемы лицензирования, возможностях того либо иного программного продукта, сравнении функционала вы сможете получить, обратившись в компании, специализирующиеся на легализации ПО.